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Revirtiendo / Corrigiendo los Registros

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Revirtiendo / Corrigiendo los Registro

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Después que un registro de donativo es marcado como aprobado no puede ser editado o borrado.

Si se descubre un error en una entrada de datos en uno de los elementos, el registro se colocará y un nuevo registro de corrección se creará para arreglarlo.

Una reversión genera un nuevo registro.

Los elementos revertidos revierten el monto del donativo original tanto al donante como a la designación.

Una corrección genera dos transacciones:

1. Revertido para deshacer el donativo previo, y

2. Una copia del elemento original que será editado para cambiar lo que este equivocado.

Revertidos

Una vez que el registro es aprobado debe ser colocado. Para deshacer el registro debe ser revertido.

Motivos para que el registro sea revertido

Un donante pedió un reembolso (y su política le permite esto)

Debido a que un donativo fue ingresada dos veces

El registro fue ingresado en periodo equivocado. En este caso revierta todo el registro en el periodo original, siempre y cuando el periodo esté abierto o el supervisor permita un periodo temporal abierto. Luego vuelva a elegir el registro con la tecla en el periodo correcto.

Como Revertir un registro

1. Desde la pantalla Find Donations seleccione el registro que tiene el donativo que necesita ser revertida. Unicamente registro aprobados, no confirmados, o registro colocados pueden ser revertidos.

2. Use el botón Reversar/Corregir o haga un click en el botón derecho en el registro seleccionado y seleccione Reversar/Corregir.

3. La pantalla Correct Batch aparecerá.

4. Tickear los donativos ha ser revertidas, o seleccione “Select All.”

5. Haga click en el botón reverse/correct.

6. Haga click en el botón Mark Complete (que tiene color gris en el ejemplo de arriba). Esto creará un nuevo registro con el revertido para los elementos seleccionados.

7. Por defecto, el periodo del nuevo registro será el último del periodo abierto actual del DonorWise o el periodo de registro que esta siendo revertido. En otras palabras:

si el periodo actual es mayor que el periodo de registro original, el nuevo registro corregido se creará en el periodo actual abierto.

si el periodo del registro que se está corrigiendo es mayor que el periodo actual abierto (un registro futuro), entonces el periodo de registro original será usado (el mismo periodo del futuro).

Correcciones

El proceso para crear una corrección es el mismo que el revertido, con excepción de que existen dos entradas para cada donativo corregida, una invertida y una corrección. La segunda entrada— la entrada de corrección— necesita ser editada para hacer la corrección.

Se necesita las correcciones cuando algún aspecto del registro es incorrecto. Obviamente es mejor corregir un donativo en el mismo periodo que fue creado, antes que el periodo se cierre. Se debe corregir cualquier aspecto del donativo:

el donante

la designación

la distribución del donativo específica (si el donativo suponía ser más de una designación)

los montos (edit the header payment type totals too)

el tipo de moneda (edit the header payment type currency and totals)




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