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Kontakte in Gruppen einteilen (Gespeicherte Gruppen)

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Kontakte in Gruppen einteilen (Gespeicherte Gruppen)

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Die aktuelle Gruppe ist die Gruppe, die auf der Kontaktansicht angezeigt wird. Sie besteht aus den Kontakten, die Sie im Augenblick anschauen. (Mehr: Was ist eine aktuelle Gruppe?)

Eine gespeicherte Gruppe besteht aus Kontakten, die Sie zusammengefasst haben, so dass Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder anschauen können. (Leitfaden: Gespeicherte Gruppen)

Der Unterschied zwischen einer aktuellen Gruppe und gespeicherten Gruppen

Aktuelle Gruppe

Gespeicherte Gruppen

Jeweils nur eine aktuelle Gruppe.

Unbegrenzte Anzahl von gespeicherten Gruppen.

Die aktuelle Gruppe ist immer "aktuell", egal ob Sie auf der Kontaktansicht oder einer anderen Ansicht sind.

Relevant nur wenn Sie auf der Gruppenansicht sind.

Kann eine gespeicherte Gruppe werden, in dem Sie eine gespeicherte Gruppe erzeugen, dann alle Kontakte aus der aktuellen Gruppe dieser gespeicherten Gruppe hinzufügen.

Kann eine aktuelle Gruppe werden in dem Sie auf diesen Button klicken.

Das Löschen einer aktuellen Gruppe löscht die Kontakte endgültig aus der Datenbank.

Das Löschen einer gespeicherten Gruppe löscht nur die gespeicherte Gruppe aus der Liste der Gruppen, hat aber keine Auswirkung auf die Kontakte.

Gespeicherte Gruppen

Gespeicherte Gruppen bestehen aus Kontakten, die Sie zusammengefasst haben, die auch zusammen bleiben sollen. Die Zugehörigkeit zur Gruppe ändert sich nicht, es sei denn, Sie entscheiden einen Kontakt hinzuzufügen oder einen Kontakt zu entfernen. Der Wert einer gespeicherten Gruppe besteht darin, dass die Mitglieder zusammen bleiben, auch wenn manche ihrer Eigenschaften sich ändern.

Gespeicherte Gruppen können entweder in der Gruppenansicht (großer Button links) oder auf dem Register: Gruppen des einzelnen Kontakts in der Kontaktansicht angeschaut werden.

   

Video (Englisch): Gespeicherte Gruppen

Eigenschaften von gespeicherten Gruppen

Einzelne Kontakte können mehreren Gruppen oder gar keiner Gruppe angehören.

Sie können eine Gruppe mit einer anderen vergleichen, um festzustellen wer Mitglied in der einen oder der anderen Gruppe ist und wer nicht.

Sie können für alle Mitglieder einer Gruppe gleichzeitig eine Aufgabe erstellen oder einen Journaleintrag machen.

Gespeicherte Gruppen können in einer Kategorie zusammengefasst werden.

Sie können eine Gruppe (mit allen Untergruppen) mit einem Rechtsklick duplizieren

Gruppen können eine Baum-Struktur haben, d.h. Gruppen können Untergruppen haben (und Untergruppen wiederum Untergruppen, usw.)

Gespeicherte Gruppen können besser für eine Selektion angepasst werden. Weil eine gespeicherte Gruppe lediglich eine Liste ist, können Kontakte manuell hinzugefügt oder entfernt werden.

Untergruppen können exklusiv sein (siehe unten), was heißt, dass ein Kontakt nur in einer der Untergruppen sein kann

Wenn Sie einen Kontakt einer Gruppe hinzufügen oder aus der Gruppe entfernen, wird diese Aktion im Journal des Kontakts festgehalten (dies ist eine Daten-Änderung, aber diese Art der Einträge kann unter Extras | Optionen | Benutzer Oberfläche deaktiviert werden)

 

 

Diese gespeicherte Gruppe wird zur aktuellen Gruppe und zeigt die Kontaktansicht wieder an.

Menü Pfad: Selektieren | Nach Gruppe

Exklusive Gespeicherte Gruppen

Sie können Gruppen in einer Baumstruktur erzeugen, die exklusiv sind, d.h. ein Mitglied in einer Gruppe kann nicht in einer verwandten Untergruppe sein.

Um eine neue exklusive Gruppe zu erzeugen, machen Sie einen Rechtsklick in der Gruppenliste und wählen Sie Neue exklusive Gruppe.

Wenn Sie einen Kontakt einer exklusiven Gruppe hinzufügen, der bereits Mitglied in einer verwandten exklusiven Gruppe ist, wird der Kontakt aus der anderen Gruppen herausgenommen (ohne Warnung--aber die Änderung wird ein einem Journaleintrag festgehalten).

Exklusive Gruppen in einer Baumstruktur können auch exklusive Untergruppen, aber keine nicht-exklusive Untergruppen.

In diesem Beispiel sind manche Gruppe exklusiv, andere nicht:

1."2018 Vancouver Toon Blitz" wurde durch den Kampagnen Planer erzeugt. Eine definierte Kampagne hat Kontakte, die durch den Level der Kapazität unterschieden werden. Kontakte können in nur einer Gruppe sein, weil die Strategie für jeden Level unterschiedlich sein kann.

2."Maple Syrup Gift List" ist nicht exklusiv und hat keine verwandten Untergruppen.

3."Newsletter" hat Untergruppen in einer Baumstruktur, aber sie sind nicht exklusiv. Ein Kontakt kann also in der "Christmas Newsletter" Gruppe und in der "Prayer Blast" Gruppe ein. "Christmas Newsletter" ist. "Christmas Newsletter" ist grau hinterlegt, was anzeigt, dass es ein exportierbares Feld ist (siehe unten).

 

Hiermit wird die gespeicherte Gruppe zur aktuellen Gruppe auf der Kontaktansicht.

Menü Pfad: Selektieren | Nach Gruppe

Gespeicherte Gruppen sind ähnlich wie benutzerdefinierte Felder

Gespeicherte Gruppe sind ähnlich wie benutzerdefinierte Felder, aber sie sind flexibler, weil die Anzahl der gespeicherten Gruppen unbegrenzt sein darf. Allerdings, im Gegensatz zu benutzerdefinierten Feldern, können Sie den Namen der gespeicherten Gruppe für Serienbriefe nicht exportieren (Bei benutzerdefinierten Feldern können Sie den Inhalt des benutzerdefinierten Feldes in einem Serienbrief benutzen).

Gespeicherte Gruppen als Kontaktfeld

Der Name einer gespeicherten Gruppe kann nicht für Serienbrieffunktionen exportiert werden, aber Sie können jegliche gespeicherte Gruppe zu Kontaktfeldern machen. Somit können Sie nachverfolgen, welchen gespeicherten Gruppen ein Kontakt angehört.

Wenn Sie eine gespeicherte Gruppe erzeugen/bearbeiten, setzen Sie einen Haken bei "Kontaktfeld erzeugen", um die ausgewählte gespeicherte Gruppe als ein Kontaktfeld hinzuzufügen..

Gespeicherte Gruppen, die Kontaktfelder sind, sind in der Gruppenliste grau hinterlegt.

Wenn Sie Kontakte exportieren wollen, können Sie dann diese gespeicherte Gruppe exportieren:

Der exportierte Wert ist einfach "Mitglied".

Gespeicherte Gruppen benutzen, um Strategien zu verwalten (oder was immer Sie wollen)

Gespeicherte Gruppen sind sehr vielfältig. Kreative Ideen, wie Sie sie einsetzen können, können Ihnen helfen, die MPE Aktivitäten zu tun, die Sie wollen. Schauen Sie dieses Video (Englisch) mit dem Thema: Gespeicherte Gruppen einsetzen, um bestehende Partner um Erhöhung zu bitten. Auch wenn Sie eben diese Strategie nicht anwenden wollen, bekommen Sie dennoch Ideen, wie Sie gespeicherte Gruppen auf Ihrer eigenen Art und Weise einsetzen können.




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