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Kontakte einfügen/bearbeiten

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Kontakte einfügen/bearbeiten

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Kontakte einfügen

Methode und der beste Grund, weshalb Sie diese Methode einsetzen sollen:

 

Menü Pfad: Kontakt | Neuer Kontakt

Einen einzelnen Kontakt einfügen.

Menü Pfad: Kontakt | Empfehlungen von diesem Kontakt hinzufügen

Sie haben einige neue Namen von einem existierenden Kontakt bekommen, aber Sie haben wenig Information über sie.

Menü Pfad: Datei | Importieren | Kontakte importieren (Text)

Um eine existierende Datenbank zu importieren, die Sie als Textdatei (.csv) gespeichert haben. Am besten für neue Anwender, die ihre Kontakte mit einer anderen Software verwaltet haben.

Menü Pfad: Datei | Importieren | Kontakte importieren (Outlook)

Um eine existierende Kontaktliste aus Outlook zu importieren. Vielleicht ist es leichter, aus Outlook an Text (.csv) zuerst zu importieren.

Wenn Sie Kontakte manuell von einer Papierliste eingeben wollen.

Automatisch Adressen von der Datenbank Ihrer Organisation herunterladen

Menü Pfad: Datei | Importieren | Spenderadressen abgleichen

Menü Pfad: Extras | Spenderadressen abgleichen

Wenn Ihre Organisation dieses anbietet, ist es der schnellste Weg, Kontakte, die bereits gespendet haben, in Ihre Datenbank zu importieren. Hinweis: Adressinformation von Ihren Missionspartnern kann von Ihrer Information abweichen.

 

Kontakte einfügen/bearbeiten

1.Klicken Sie auf den gewünschten Button oben am Bildschirm.

Sie können auch Kontakte vom Menü eingeben (Kontakt | Neuer Kontakt)

Sie können Kontaktinformation mit einem Doppelklick auf die gelben Rechtecke auf dem Register: Adresse bearbeiten oder mit einem Klick auf den Namen des Kontakts auf der Namen- und Adressleiste.

Wenn der Kontakt eine Organisation ist, setzen Sie einen Haken beim Kästchen Organisation. Wenn Sie dies tun, verschwinden alle persönlichen Eingabefenster. Nur die Felder für den Namen der Organisation und die Kontaktperson bleiben. Wenn der Kontakt eine Organisation ist, werden die Standardadresse und das Standardtelefon die Geschäftlichen statt den Privaten sein.

2.Geben Sie die Information über den Namen ein.

Wenn der Kontakt eine Einzelperson ist (egal ob die Person verheiratet ist oder nicht), geben Sie alle Information in Fenstern der ersten Spalte ein.

Wenn der Kontakt verheiratet ist, geben Sie den Namen des Ehemanns in der ersten Spalte und den Namen der Ehefrau in der zweiten Spalte ein. Somit funktionieren die Briefanreden auf Deutsch richtig.

Wenn die Ehefrau einen anderen Nachnamen hat, entfernen Sie den Haken bei "gleicher Nachname". Ein separates Nachnamen-Eingabefenster für sie öffnet.

Anrede ist "Herr", "Frau" usw. Titel sind die akademischen Titel wie "Dr." "Prof." usw. Die Dropdown Liste beinhaltet die Eingaben, die Sie bisher gemacht haben, nicht irgendwelche vorgegebene Einträge.

Namenszusatz kann so etwas sein wie, "Jr." oder "Sr." oder "der Dritte".

3.Geben Sie die Adresse, das Telefon und die E-Mail mit einem Doppelklick im gelben Rechteck ein.

4.Klicken Sie auf OK.

Einen einzelnen Eintrag bei Adresse oder Telefon bearbeiten

Machen Sie einen Doppelklick in einem der sechs Rechtecke, um den einzelnen Eintrag zu bearbeiten.

Weitere Optionen für Namen/Adressen

Mit diesen zwei Buttons können Sie Namen, Adressen und Briefanreden für Briefumschläge oder Serienbriefe anpassen.

Klicken Sie auf Anreden, wenn Sie Anreden individuell anpassen wollen. In manchen Kulturen gibt es verschiedene Anreden für Briefe, Emails, usw. Deshalb gibt es vier verschiedene Typen von Anreden.

Klicken Sie auf Adressblock, wenn Sie den Adressblock individuell anpassen wollen.

Tipp: Sie können die Standardeinstellung der Reihenfolge der Namens- bzw. Adressfelder bei der Eingabe im Menü Optionen ändern

Tipp: Die Reihenfolge der Dateneingabe von Namen oder Adressen

Wenn Sie die Reihenfolge der Dateneingabe von Namen oder Adressen nicht mögen, können Sie diese ändern.

Menü Pfad: Extras | Optionen | Register: International

 

Mehr lesen > Der Register: International

Tipps bei Adressen

Tipp: Namen- und Adressleiste Hotspots

Sie können auf fast alles in der Namen- und Adressleiste klicken (oder doppelklicken), um dann etwas zu tun

Bild [auch wenn es kein Bild gibt]

Name & Adresse [um zu bearbeiten]

Telefonnummer [um einen Journaleintrag über einen Anruf zu erstellen]

E-Mail [um eine E-Mail mit Ihrem E-Mail Programm zu schreiben]

Zusammengefasste Daten: TNT Phase, Status Punkt, oder monatlicher Durchschnitt [öffnet den Register: TNT]

Zusammengefasste Daten: Organisation Spendernummer [öffnet das Fenster: Organisation Info ansehen]

Tipp: Anreden benutzen oder nicht

TntConnect wendet das Feld "Anrede" an, um das Feld "Vollständiger Name" auszufüllen, welches wiederum im Versand Adressblock erscheint. Deshalb müssen Sie das Feld "Anrede" ausfüllen, wenn Sie wollen, dass dieser Inhalt standardmäßig im Versand Adressblock erscheint.

Tipp: Unbekannter Ehepartner  "Was ist, wenn ein Kontakt verheiratet ist, aber ich kenne den Vornamen des Ehemanns nicht?"

Geben Sie den Namen der Ehefrau als Hauptkontakt ein. Geben Sie im Feld "Notizen" ein, dass sie verheiratet ist, aber dass der Vornamen des Ehemanns unbekannt ist. Wenn Sie "Frau" als Anrede eingeben, wird TntConnect die richtige Briefanrede erzeugen.

 

Tipp: Adresse / Telefon, die nicht mit Ihrer Organisation übereinstimmen

Nicht synchronisiert. Wenn die Adresse / Telefon von einem Kontakt eine nicht gelöste Abweichung mit der Information, die Ihre Organisation hat, wird sie fett und orange. Es gibt eine spezifische Selektion, um diese Fälle zu finden und zu lösen.

Menü Pfad: Selektieren | Ungeprüfte Spenderkonto-Information

Klicken Sie auf die orangene Adresse oder Telefon, um die Information Ihrer Adresse anzusehen.

Wenn Sie erkennen, dass die Adresse, die Ihre Organisation hat, eine veraltete Adresse ist, teilen Sie Ihrer Organisation die neue Adresse mit, sodass sie die Adresse aktualisieren können.

Hinweis: TntConnect wird die Adresse, die Ihre Organisation hat, nur dann mir Ihrer Datenbank vergleichen, wenn Sie die Funktion "Spenderadressen abgleichen" benutzen. TntConnect vergleicht die Adressen nicht beim Web-Input. Wenn Sie "Spenderadressen abgleichen", werden frühere Entscheidungen, die Sie getroffen haben, ob Sie die Adresse von TntConnect oder die von Ihrer Organisation auswählen, überschrieben.

Um die Datenbank dazu veranlassen, Adressen mit Ihrer Organisation zu prüfen, klicken Sie auf Extras | Spenderadressen abgleichen

Tipp: Versand Adressblock

Denken Sie daran, dass TntConnect das Land vom Empfänger bei Briefumschlägen ignoriert, wenn Sie vom gleichen Land aus verschicken. Das Versand Land wird unter Optionen definiert. (Eigentlich definiert TntConnect das Versand Land vorab vom einem Feld namens "Versand Adressblock", den TntConnect erzeugt, indem es alle Adressfelder zusammen in eine Adresse zusammenfügt, die Sie als die "primäre" Adresse gekennzeichnet haben.)

Sie können manuell den Versand Adressblock ändern, wenn Sie einen besonderen Wortlaut wollen. Klicken Sie auf den Button <Adressblock> auf dem Fenster "Adresse bearbeiten".

Beispiel: Sie wollen den Umschlag an "Familie Jetson" oder an "Onkel George und Tante Jane" adressieren.




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