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Cuestionario de Evaluación

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Cuestionario de Evaluación

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International Financial Management • Campus Crusade for Christ

DonorWise Evaluation Worksheet

The DonorWise Evaluation Worksheet is designed to help both you and IFM’s DonorWise team. It helps you by giving you a better understanding of your own systems and processes. It helps IFM evaluate your current system and better answer your questions about how DonorWise meets your needs.

You may not know all of these answers. Feel free to skip any question for which you do not know the answer; we can come back to them later.

For the purposes of this evaluation, please consider both the Contact Management features (how names and addresses are stored and used) as well as Donation Processing.

When returning this to us, please include the following (electronic versions):

1.A copy of the receipts you send to donors

2.Any bank files that you send or receive from the bank (or multiple banks) to initiate fund transfers for donations. If you use a bank statement to provide the information you use in your system, send a copy of that.

3.Export files of your donation database and/or contact database. These could include donation batches, transaction files, and contact tables.

Administración Financiera Internacional • Cruzada Estudiantil para Cristo

Hoja de Evaluación DonorWise

La hoja de evaluación DonorWise está diseñada para ayudarle a usted y al equipo de DonorWise de IFM. Le ayuda a usted al proporcionarle un mejor entendimiento de sus propios sistemas y procesos. Ayuda a que IFM evalúe su sistema actual y que responda mejor a las preguntas acerca de cómo DonorWise suplirá sus necesidades.

Quizás usted no tenga todas las respuestas. Siéntase en libertad para saltarse cualquier pregunta de la que usted no tiene la respuesta; podemos volver a esta posteriormente.

Para propósitos de esta evaluación, por favor considere tanto las características de contacto a la gerencía “Contact Management” (de qué manera se almacenan y utilizan los nombres y direcciones) como el proceso de donativo.

Cuando nos devuelva esto, por favor incluya lo siguiente (versiones electrónicas):

1. Una copia de los recibos que usted envía a los donantes

2. Cualquier archivo bancario que usted envía o recibe del banco (o de varios bancos) para iniciar las transferencias de fondos para donativos. Si usted utiliza un extracto bancario para proporcionar la información que usted utiliza en su sistema, envíe una copia del mismo.

3. Exporte archivos de la base de datos de su donativo y/o de la base de datos de sus contactos. Esto podría incluir registro de donativo, archivos de transacciones y tablas de contacto.

Información de Contacto

País: _________

Nombre

Email

Skype

Usted


 

 

Persona que maneja el libro mayor


 

 

Persona que maneja el sistema de donativo


 

 

Gerente financiero


 

 

Administrador de la base de datos


 

 

Administrador de la red


 

 

¿En qué huso horario está usted?


Preguntas del Sistema

Procesamiento actual del donativo y sistema(s) de Administración de Contactos

¿Cuál es el nombre de su sistema contable/libro mayor?

¿Qué base de datos utiliza?

 

¿Cuál es el nombre de su sistema de procesamiento de donativo?

¿Qué base de datos utiliza?

 

Este podría ser el mismo que su sistema contable.

¿Cuál es el nombre de su sistema de administración de contactos?

¿Qué base de datos utiliza?

Este podría ser el mismo que uno de los precedentes.

Si existe alguna duplicación en su sistema (por ejemplo.¿usted tiene que ingresar los nombres o los donativos dos veces – una vez en un sistema y otra vez en otro, o dos veces en el mismo sistema?)

 

¿Qué es lo que su sistema actual hace que a usted le gusta o que encuentra útil? ¿Qué es lo que hace bien?

 

¿Qué es lo que su sistema actual hace que usted desearía no lo hiciera?¿O qué es lo que hace que usted encuentra que es difícil o que usted tiene que “encontrar una solución alterna”?

 

Idiomas. ¿En qué idioma está su sistema?

 

Campos personalizados.  ¿Qué campos personalizados tiene que usted quisiera estén en su nuevo sistema?

 

Información que no sea de donativo. ¿De qué otra información hace seguimiento en su sistema de donativo o en su administrador de contactos?

Tales como:

• Asistencia a conferencias

• estudiantes

• antiguos estudiantes

Flujo Financiero

Volumen. ¿Cuál es el volumen mensual (cantidad) de donativos que usted recibe normalmente?

Transferencia bancaria: __________

Tarjeta de Crédito: __________

Cheque: __________

Efectivo: __________

Donativos que no sean en efectivo: __________

Si usted recibe donativos que no sean en efectivo, por favor descríbalos, y mencione como los contabiliza.

Transferencias bancarias. ¿Cómo inicia o recibe información bancaria?

Por favor incluya una copia electrónica de cualesquier archivos bancarios que usted envió o recibió.

Efectivo para los coordinadores. ¿Los coordinadores reciben contribuciones directamente de donantes? Si fuera así,¿Cómo las reporta a su oficina?

 

Moneda. ¿En qué moneda recibe normalmente sus donativos?¿Usted procesa sus donativos en otras monedas (Si fuera así, haga un listado de ellas)?

 

Asuntos legales

Cumplimiento. ¿Qué reglas específicas de cumplimiento o de gobierno cumple usted?

Tales como:

• Requisitos de recepción

• Deducciones de impuesto para donantes

• Requisitos para la presentación de informes

• Requisitos de auditoría

 

Requisitos técnicos

Usuarios. ¿Cuántos usuarios tiene usted en su sistema actual de donativos? ¿Cuántas personas tienen acceso al sistema y cuántas lo utilizan actualmente en forma regular?

 

.

.

.

.

.

Seguridad. ¿Cuáles son sus preocupaciones respecto a seguridad y al password?

 

Apoyo técnico. ¿Cuántos empleados tiene en tecnología de la información (TI)?

 

Red. ¿Sus sistemas están conectados a una red?

 

Acceso remoto. ¿Existe alguien que acceda a sus sistemas en forma remota?

 

Presentación de informes

Presentación de informes.¿Cuáles son algunos de los requisitos de presentación de informes …

Para liderazgo

 

 

Para el gobierno

 

Para coordinadores

 

Para donantes / donantes importantes

 

Por favor envíenos copias de cualesquier informe que usted esté utilizando actualmente y que quiera que DonorWise lo produzca

Recibos. ¿Con qué frecuencia utiliza recibos de impresión?¿Qué software utiliza?

 

Contact Management

¿Cómo almacena la información de contacto?

Tales como:

• En un administrador de contacto diferente.

• En un sistema de donativo.

• En el libro mayor.

Coordinadores. ¿Usted almacena información de donante en forma separada de la información de coordinadores?

 

Empleados que no son coordinadroes. ¿Usted almacena información de coordinadores en forma separada de aquélla de designaciones que no se trate de coordinadores?

 

Compartir.¿Quién utiliza información de contacto?

Tales como:

• Solamente procesamiento de donativo

• Recursos humanos

• Desarrollo de fondos

Integración del libro mayor

Integración. ¿De qué manera su sistema de procesamiento de donativo se integra con su libro mayor?

No corresponde – Constituyen el mismo sistema

Continuamente, automáticamente, electrónicamente (diariamente / semanalmente, etc.)

Manualmente, a través de una transferencia periódica de archivos (diariamente  / semanalmente / mensualmente / anualmente)

No integrada; algo de la información se ingresa en forma manual (por ejemplo, los registro)

Información sobre la presentación de informes de coordinadores

Informes presentados a los coordinadores. ¿De qué manera comunica usted actualmente información sobre donativo

Tal como:

• Informes impresos, enviados por correo a los coordinadores?

• Acceso a la información presentada a los coordinadores en línea.

• TntMPD

TntMPD. ¿Cuántos (si se conoce) de los coordinadores utilizan TntMPD para rastrear la información sobre donativos?

 

Otros puntos

¿Su sistema tiene cualquier clase de acceso al Internet o servicios de página web?

 

¿Los coordinadores tienen acceso a sus sistemas?

 

Expectativas. ¿Qué expectativas o esperanzas tiene de DonorWise?

 




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