Contacto
|
Un contacto es una persona u organización. Los siguientes son los que pueden ingresar en DonorWise como contactos:
•Coordinadores •Ministerios •Donantes •Usuarios del sistema •Donantes potenciales •Amigos del ministerio •Receptores del boletín informativo •Receptores de los Informes Los contactos pueden tener múltiples funciones en el sistema:
•Un coordinador es una designación (recibe donativos), pero él o ella también puede ser un donante, un receptor del boletín informativo, un receptor de los informes, etc. •Un Ministerio CCC (Universidad de ABC) es una organización y una designación y puede ser también un receptor de informes, receptor de un boletín informativo, etc. |
Designación
|
•Una designación es un contacto que puede recibir donativos (un coordinador o solo un ministerio CCC) y se asocia con un Centro de Responsabilidad en su libro mayor. •Durante la entrada del donativo, cada donativo se ingresa como si procediera de un donante (contacto) y para una designación (contacto). |
Contactos donantes redireccionados
|
DonorWise hace que sea fácil redireccionar un contacto de donante a otro contacto, como por ejemplo cuando:
•Se descubre un contacto duplicado de donante •Dos donantes actuales se casan y desean tener una sola identificación de contacto •Una persona casada fallece y al cónyuge que le sobrevive se le da una nueva identificación de contacto Cuando se introduce un donativo utilizando un contacto de donante redireccionado, en vez de esto se utilizará el direccionado a contacto y la razón del redireccionamiento aparecerá en el recibo al donante acerca de la redirección. La redirección siempre produce una relación de contacto relacionada (véase más adelante).
|
Contactos relacionados
|
Los donantes pueden estar relacionados entre sí, incluso si no existe de por medio un redireccionamiento. Un contacto es un "contacto maestro" y puede tener múltiples contactos relacionados. Ejemplos de contactos relacionados:
•Cualquier contacto redireccionado. •Una pareja que tiene una identificación de contacto separada para cada persona. •Un donante que hace donativos individualmente y / o por medio de una compañía. La característica relacionada de contacto proporciona mejores búsquedas y la presentación de informes.
|
Designaciones redireccionadas (“inactivas”)
|
La designación de números no puede ser inactivada; siempre son redireccionados a otro número de designación. Cuando se da una ofrenda a una designación redireccionada:
•La ofrenda será registrado tanto con la designación original como con la nueva designación •El recibo del donante mostrará la nueva designación y el motivo del redireccionamiento |
Donantes desconocidos
|
Cuando se recibe un donativo pero se desconoce al donante, se selecciona el contacto donante desconocido (Unknown Donor).
•La pantalla de donativos no resueltas muestra la totalidad de los donativos que ha utilizado el denominativo de donantes desconocidos y que aún no se ha corregido. Estos deben ser resueltos dentro de 6 meses. |
Donantes anónimos
|
Cuando un donante indica que desea permanecer en el anonimato (desconocidos para el destinatario), se debe utilizar el contacto de donante anónimo.
•La dirección del donante vigente en el recibo tendrá que ser escrito a mano (después que se ha impreso el recibo). •Si una ofrenda es de un donante desconocido y no se puede encontrar ningún donante, entonces el donativo es asignado al donante Anónimo |
Designación desconocida / en suspenso
|
Cuando se recibe un donativo (quizás a través del banco) y la designación del donativo no se puede determinar, inicialmente se registra utilizando la designación en suspenso.
•El donativo será registrado en Suspenso en el libro Mayor. •La cuenta en suspenso necesitará ser reconciliada y los elementos en esta corregidos para ser registrados a la correcta designación, una vez que el donante puede ser contactado en cuanto a la designación de su donativo. •Todas los donativos que fueron recibidas en la designación en suspenso y que aún no han sido resueltas, aparecerán en la pantalla de “designaciones sin resolver”. |
Correcciones y reversiones
|
Después que un registro de donativos está marcado como "aprobado", este no puede ser modificado ni eliminado. Si se descubre un error, se crea un nuevo registro de correcciones para solucionar el problema. Una reversión genera un nuevo registro, revirtiendo totalmente los montos originales tanto para el donante como para la designación. Cuando se utiliza la corrección o reversión:
•Es necesario dar un reembolso a un donante. •El registro original era un duplicado. •La designación de suspenso fue utilizada debido al desconocimiento en la designación del donativo. •Todo el registro fue ingresado en un período incorrecto. Una corrección genera dos transacciones, una reversión para deshacer el donativo anterior y también una copia del artículo original que será editado para cambiar lo que sea que hubiera estado equivocado en este.
|
Devolución de donativos
|
Puede que sea necesario que las devoluciones de donativos ocurran por muchas razones:
•El ministerio no quiere recibir la ofrenda u honrar la designación del donativo. •Una designación está cerrada o inactiva por diversas razones. •El donante pide una devolución y su política lo permite. •Se desconoce la designación. Proceso de dos pasos para crear una devolución:
1.Crear una reversión en DonorWise - ver correcciones y reversiones. 2.Crear un cheque u otro medio de pago para los donantes que se registran en el libro mayor. |
Períodos Fiscales
|
Debido a que DonorWise y el libro mayor (Dynamics SL) son dos sistemas separados, es posible que los dos sistemas operen en diferentes períodos fiscales; lo que se producirá con regularidad, debido a que un período de donativo normalmente se cierra antes de un período contable.
Cómo operan los períodos en relación con los demás:
•Existen controles para garantizar que los períodos definidos en DonorWise coincidan con la forma en que están definidos en el libro mayor. •Los registro de DonorWise siempre se pasarán al período apropiado en el libro mayor, incluso si eso significa pasar a un período futuro o pasado en el libro mayor. •El período de apertura de DonorWise puede ser un período anterior al libro mayor. •DonorWise puede tener un máximo de dos periodos que son futuros al periodo de apertura. •DonorWise puede crear un registro en el "Periodo Temporal de Inicio" (un período que está después del periodo de apertura actual en DonorWise). Esto puede o no ser en realidad el pase a un período cerrado en el libro mayor (Dynamics SL) ya que el periodo del Libro mayor puede estar un paso detrás de DonorWise. |