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Arregle los Errores de los Registros

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Arregle los Errores de los Registro

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Seleccione el enlace Fix Error Batches. El número en paréntesis (si hubiera alguno) indicará el numero de registro pendientes ha ser aprobados. Estos tipos de registro serán poco frecuentes debido a que es poco posible que ocurra esto como se describe abajo.

Errores de Registro definidos

Los Errores de Registro que aparecen en esta pantalla están aquí únicamente por una razón: los números de (COA) Chart of Account (Plan Contable) o Responsibility Centres (RC) (Centros de Responsabilidad) – o sus combinaciones– son incorrectas en el registro actual o en el asiento diario que fue creado para el Libro Mayor.

Otros errores que pueden ocurrir (como ser errores en el ingreso de datos o registro que no igualan al monto ingresado) no pueden colocarse; por lo tanto no pueden aparecer en este Error Batch list (lista de Error de registro). Esta lista únicamente contiene registro que fueron completados con éxito pero que fueron devueltas como error desde el Libro Mayor.

En este tema, "account number" se refiere a cualquier número de plan contable, centro de responsabilidad, o combinación.

Registro con error—como ocurren

DonorWise continuamente escanea registro y sus asientos diarios que lo acompañan que son aprobados pero todavía no están confirmados tal como fueron colocados en el Libro Mayor. Si un error de validez es detectado en las cuentas, el registro se convertirá en un registro de 'error' y aparecerá en esta pantalla.

El registro podría haber estado correcto cuando fue ingresado, y más tarde convertirse en un registro de error. Esto es ocasionado generalmente por estas situaciones:

1.Las cuentas de donativo actuales son correctas, pero la valoración del asiento diario no es correcta. Esto podría ser descubierto por el DonorWise cuando el registro se esta colocando (esto es cuando el asiento diario del Libro Mayor es creado). Las cuentas de valoración tendrían error porque se hizo un cambio a la lista de DonorWise de cuentas de (valoración) válidas.

2.Se hizo un cambio a la lista de DonorWise de cuentas válidas después que el registro fue colocado (estaba en estado no confirmado) haciendo que las cuentas en el registro o asiento diario se vuelvan inválidas. Estos cambios pueden venir de una Libro Mayor Integrado.

A continuación se detalla algunos cambios de cuenta que pueden ocasionar que DonorWise se convierta en error:

Un COA (Plan Contable) es desactivado o borrado

Un RC (Centro de Responsabilidad) es desactivado o borrado

Una combinación es retirada

Los nuevos COA’s o RC’s no tuvieron su lista válida de combinaciones validas configurada (si es que “Enforce valid COA/RC combos” es habilitada en Tools / Integrated General ledger options dialogue box).

Los atributos (Other Receipts –Otros Recibos), Donation - donativo, Assessable- Valorables) de ciertos COA’s son cambiados en la pantalla del COA y RC.

Cuando el DonorWise está usando el Integrated General Ledger (Libro Mayor Integrado) automáticamente mantendrá la lista válida COAs, RCs válidos y combinaciones de COA/RC. Los cambios hechos en el Libro Mayor a las configuraciones de la cuenta automáticamente aparecerán en el DonorWise. En este caso, los errores únicamente podrán ocurrir si el cambio del Libro Mayor fue hecho después que el registro de donativo fue aprobado pero antes que haya sido colocado en el Libro Mayor. (Por esta razón, deberá asegurarse siempre que todos registro se colocan antes de hacer cambios al COA/RC.)

“El modo “Non-integrated” No Integrado requerirá que estos se mantengan manualmente. Si se realiza un cambio en el Libro Mayor, el mismo cambio necesitará hacerse en el DonorWise.

Prevención de Error de registro

Para prevenir que los registro se reviertan al estado de error, nunca haga cambios a las configuraciones de la cuenta mientras no estén colocados en los asientos diarios del Libro Mayor o sean registro no confirmados en el DonorWise.

No permita que los nuevos registro sean creados antes que el DonorWise y el Libro Mayor tenga sus listas de cuentas válidas sincronizadas (automáticamente o manualmente).

Error de registros— lo que el DonorWise hace cuando son detectados

Cuando el DonorWise encuentra un registro o su asiento diario que tenga error, el estado del registro se cambiará a “Error” o “Approved.”

Un registro se revertirá a Approved status (Estado de Aprobado) Approved status (en vez de error status error) estado de error únicamente si las entradas del registro actual son correctas pero sus entradas de valoración en el asiento diario tienen error.

Unicamente modo Integrado del Libro Mayor. Cuando un registro revierte a un error o estado de aprobado desde un lugar no confirmado, DonorWise borrará su asiento diario del Libro Mayor. El asiento diario será recreado una vez que el registro sea colocado en el DonorWise.

El modo no integrado del Libro Mayor del DonorWise no puede borrar el asiento diario GL (del Libro Mayor), por lo tanto el siguiente mensaje aparecerá:

“Borre el asiento diario del Libro Mayor si fuera posible. Se volverá a crear más tarde cuando el registro sea arreglado y aprobado.”

Dependiendo del Libro Mayor que se esté usando, podría ser que no se pueda borrar el registro del Libro Mayor. Haga click en OK.

Véase las instrucciones abajo sobre que hacer si el asiento diario no puede ser borrado del Libro Mayor.

Reparando un registro con error

Importante. Finalmente la única forma de reparar un registro es asegurándose que todas las cuentas que pueden ser usadas en el registro están configuradas como válidas en la pantalla del COA y RC. Luego asegúrese que todas las cuentas usadas en el registro pertenecen a la son lista de cuentas válidas de la pantalla de los COA’s y RC’s.

Arreglando los registros— Libro Mayor Integrado

Debido a que el asiento diario del registro nunca fue creado o borrado, el procedimiento para arreglar el registro es de proceso simple. Unicamente el registro requiere ser arreglado, no el asiento diario.

Arregle el botón de Error

1.En la pantalla de “Fix Batches”, haga un click en el botón “Fix Errors”.

2.El botón Fix Errors escaneará la configuración del sistema y el registro para asegurarse que los RC’s en la línea de “To” no son diferentes que el RC que supuestamente debería estar asociado con la designación configurada. También verificará que existe por lo menos un COA válido por cada RC. Si no existe, aparecerá en la pantalla “Application Error”. Si la pantalla (de abajo) aparece, configure los COAs válidos para la lista de los RC(s) .

3.Si el escaneo puede arreglar los errores por si solo, el registro cambiará al estado de “Approved” Aprobado..

4.Si no existen dificultades básicas en el escaneo inicial, pero el DonorWise no puede resolver los errores por si solo, la pantalla de los donativos aparecerá. Las líneas con errores aparecerán en rojo.


Nótese que la cuenta ingresó“4000,” pero el menú desplegable (debajo de este) está vacío. Esto significa que no existe configuración de donativos válidas para este RC. Agregue los COAs apropiados a la lista de combinaciones de los COA/RC en la pantalla del COA y RC.

5.Una vez que todos los errores se corrigen seleccionando un COA válido, guarde los cambios y el registro cambiará para convertirse en un registro aprobado.

6.El registro aparecerá en la pantalla de 'Post Batches' . Coloque el registro.

Arreglando los registros— Libro Mayor no integrado

Debido a que el Libro Mayor no está integrado al DonorWise, es posible que el asiento diario exista para el registro el en Libro Mayor y que no se pueda borrar manualmente del Libro Mayor. Esto podría suceder si el error ocurrió después de colocar el registro en el Libro Mayor (desde el DonorWise), pero antes que el registro se haya colocado en el Libro Mayor y haya sido confirmado que se colocó en el DonorWise.

Tanto el registro como el asiento diario necesitan ser idénticos antes de colocarse. Todos los cambios que se hagan a las cuentas del registro tendrían que cambiarse en las cuentas del asiento diario.

Existen tres posibilidades que podrían surgir concernientes a los asientos diarios en el Libro Mayor:

Posibilidad

Tareas de Procesamiento

No existe en el Libro Mayor o puede ser borrado.

Este caso es justo como el que esta descrito debajo del Libro Mayor Integrado. Use aquellas instrucciones.

Puede ser editado pero no borrado.

1.En este caso, use la pantalla Fix error (Arreglar error) en el DonorWise y luego asegúrese que cualquier cambio que se haya en hecho en las cuentas del registro también se hagan en el Asiento Diario. Coloque en el asiento diario.

2.Cuando coloque el registro nuevamente en el DonorWise asegúrese de no pegar de nuevo el asiento diario al Libro Mayor. ¡Ya existe!

3.Confirme el registro tal como fue colocado en la pantalla de “Unconfirmed batches”.

4.Asegúrese que no existen mas asientos diarios no colocados en el GL (Libro Mayor) y tampoco registro no aprobados o registro no confirmados en el DonorWise, luego haga los cambios de configuración de las cuentas en el GL y en el DonorWise (suponiendo que deben hacerse).

No puede ser editado o borrado.

1.Este caso es más difícil porque el asiento diario existe, pero no puede ser editado. Por lo tanto, la única manera de colocar un registro en el Libro Mayor es convertir el asiento diario en “post-able” (es posible colocar) como está ahora. Esto probablemente requerirá que cualquier cambio hecho a una cuenta (que ocasionó que el asiento diario se convierta en error) tendría que ser deshecha.

2.Luego coloque el asiento diario.

3.Cambie las cuentas en el DonorWise para convertir el registro en “post-able” en el DonorWise. Deberá estar no alterado ya que tendría que igualar con el asiento diario (paso (a) arriba).

4.Coloque el registro en el DonorWise, pero no pegue el asiento diario ya que este ya existe.

5.Confirme el registro tal como fue colocado en la pantalla de 'Unconfirmed batches'.(registro no confirmados).

6.Asegúrese que no existen otros asientos diarios no colocados en el GL (Libro Mayor) y tampoco registro no aprobados o registro no confirmados en el DonorWise, luego haga los cambios en las cuentas en el GL y DonorWise que ocasionaron el problema (asumiendo que estos deben hacerse).

Opción Auto-Fix all button (Opción Auto-arreglo)

El botón “Auto-fix all” hace lo mismo que el botón “Fix Errors” excepto que intenta arreglar todos los registro en la pantalla.

Conclusión

Recuerde no hacer ningún cambio en el sistema o cambios a los COAs y RCs en el DonorWise o en el Libro Mayor mientras existan asientos diarios no colocados en el GL o registro colocados no confirmados en el DonorWise.




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