DonorWise
Enhanced communication with donors, enhanced ministry credibility...
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Curricula para la Capacitación del DonorWise

Visión Conceptual General

El propósito de esta visión general es simplemente introducir a los alumnos al DonorWise. Durante esta vista general no verá nada en la pantalla. Es decir, no recorra la vista general usando las pantallas como recurso, ya que usted estará mostrándolas en mayor detalle durante las partes apropiadas de la capacitación.

Significado del DonorWise

Porque elegimos usar DonorWise

Explicar los beneficios al usar DonorWise

Explicar como algunos de sus procesos pueden cambiar como resultado del DonorWise

vNotas para los Alumnos: Mapa del DonorWise

1. Accounting Features (Características de Contabilidad)

Highlight that DonorWise está diseñado para integrar con un sistema de Libro Mayor, ya sea sin interrupciones si se trata del Solomon, o manualmente si fuera de otro modo. De cualquier modo, DonorWise requiere un Libro Mayor apropiado y una configuración de Centro de Responsabilidad para procesar los donativos correctamente.

2. Contacts (Contactos)

Explicar como DonorWise puede expandir la forma en que el ministerio administrará los contactos. Muchos ministerios, por ejemplo, mantienen sistemas múltiples, separados para los donantes, empleados, e inclusive quizás para los no donantes/ no empleados.

 

 

Explicar los diferentes tipos de contactos:

Donantes (gente, iglesias, organizaciones)

Empleados

Empleados asalariados por hora

No donantes (como ser personas que reciben los boletines de noticias, los asistentes del congreso, o cualquier persona de la cual usted quiera tener información sobre su nombre y dirección).

Resalte algunas de las características básicas de contacto, como ser: direcciones múltiples, números de teléfono múltiples y direcciones de email, otra información personal.

Explicar que DonorWise trata de prevenir adicionar duplicados a través de su característica Potential Duplicate Alert. (Si fuera posible, indique cuantos duplicados estaban en el sistema anterior.)

Explicar que DonorWise hace que sea rápido y fácil encontrar a los contactos al usar  las búsquedas (lookups: consulta de grupos de contactos y searches: búsqueda de contacto específico).

3. Donations (donativos)

Explicar como DonorWise administra los donativos y la recepción.

Explicar como DonorWise sincroniza con el Libro Mayor de Solomon, eliminando la entrada de datos duplicada.

4. Reporting (Realizando informes)

Explicar los diferentes tipos de informes que DonorWise ofrece: Donation/batch reports (Informes donativo/registro), Receipts (Recibos), Leadership reports (Informes de Liderazgo), Mail Merge (Fusión de correspondencia) (como ser etiquetas).

5. Security (username / password) (Seguridad – nombre del usuario/password)

Tómese unos minutos explicando la importancia de las características de seguridad. Específicamente, explique la importancia que cada empleado que debe usar únicamente su propio nombre de usuario y password y no usando otros logins o "genéricos".

Introducción del Software

Ahora abra DonorWise para que pueda introducirles al interfaz del software.

vNotas para los alumnos: Interfaz del DonorWise

1. Interfaz del DonorWise

Regístrese en el DonorWise y muestre la pantalla que ellos verán cuando hagan el log in.

Configurando la Contabilidad

1.Definiendo las valoraciones

Describa como se definen las valoraciones al nivel de Designación. Puede mostrar la pantalla de Valoraciones para mostrar como se define una valoración.

2.Configurando los códigos del GL (Libro Mayor) y del RC (Centro de Responsabilidad)

Muestre la pantalla GL/RC para explicar como se colocan los donativos.

3. Administrando los tipos de monedas

Si los donantes dan múltiples tipos de monedas, muestre la pantalla de Monedas para mostrar como las respectivas monedas se configuran.

 

 

 

4. Administrando tipos de pago

 

Muestre los diferentes tipos de pagos configurados para los donativos. Esto es importante porque los diferentes tipos de pagos se usan durante el proceso de donativo.

5. Administrando y cerrando periodos

Explicar como se colocan los donativos en el periodo abierto o periodo venidero.

 

Administración de Contactos

1. Contactos

El volumen de su primer día lo dedicará a la administración de contactos. No se apure en esta sección.

Empiece mostrando la pantalla de View Contacts y `explicando los varios componentes (como se explican en el ejemplo y en las copias repartidas a los alumnos).

vNotas para los  Alumnos: Visualizar los Contactos. Los alumnos llenarán las descripciones de los 6 elementos que están en la pantalla.

1. Screens pane (Barra para navegación en el DonorWise). (Una lista de todas las pantallas a la cual el usuario tiene acceso (no estará tan completa como se la ve aquí.)

2. Contact List. (Lista de Contactos) Este es el "grupo actual".

3. Contact tabs (Barras de Contacto). Explicado con mayor detalle en el próximo paso.

4. Name & Address bar (Barra del Nombre & Dirección). Despliega el nombre y dirección y el ID del contacto seleccionado. También indica si este contacto es una designación.

5. Current Lookup.  (Consulta de Grupos actuales) La consulta de Lookup que resultó en el Grupo Actual. (Explicado más tarde.)

6. Information bar. (Barra de Información)  Indica el nombre de la base de datos, nombre del usuario, y cualquier mensaje actualizado. Cuando se realice la búsqueda del contacto, esta barra también indica cuantos contactos cumplen con parte de los criterios de búsqueda.

Recorra cada barra una a la vez, explicando la función de cada barra.

v Notas para Alumnos: Cada barra tiene una página separada en las notas para alumnos para que ellos escriban cualquier apunte sobre las descripciones que usted hace.

Nótese que la barra "Potential Duplicates" aparecerá en un formato ligeramente modificado cuando ingrese su primer contacto abajo.

Explicar un concepto que puede ser excepcionalmente difícil comprender: El  Grupo Actual ,"Current Group" – la lista de contactos desplegada. El grupo actual puede ser clasificado.

uLider: Usando su hoja de datos (#20), agregue el contacto #1 (varón soltero), paseando por el proceso despacio.

Ø Reiterar la importancia de mantener la integridad de los datos, que cada campo debe ser usado exactamente y solamente de acuerdo con el propósito original.

2.Duplicados

Explicar cuan común es que los duplicados aparezcan en el sistema.

Explicar como DonorWise trata de encontrar duplicados y como los arregla antes de que ingresen.

uLíder: Como no puede controlar quién verá los duplicados, use esto como una oportunidad para aprender y preguntar cualquiera que encuentre duplicados que levante la mano.

 

3. Otras características de Contactos

a. Greetings (Saludos)

Muestre el cuadro correspondiente a Saludo y explique como DonorWise automáticamente formatea los saludos específicamente para el país de contacto.

b. Phone Numbers (Números de teléfono)

Muestre el cuadro correspondiente a Números de Teléfono y explique como DonorWise ofrece números de teléfono múltiples para los contactos. (Esta característica podría ser menos relevante en esta situación que cuando los usuarios usan el TntMPD.)

c. Direcciones de Email

Muestre la casilla de Email y explique como DonorWise ofrece múltiples direcciones de Email y otros campos de datos relacionados con el Internet. (Esta característica podría ser menos relevante en esta situación que cuando los usuarios usan el TntMPD.)

uAlumnos: Agregan contacto #1 en su lista.

vLas Notas para los alumnos tienen un tutorial para agregar nuevos contactos.

Ø Mientras ellos hacen esto, camine alrededor y obsérvelos.

Ø Si se tropiezan con dificultades, donde sea posible deje que ellos traten de resolver los problemas por si solos o entre ellos, en vez de que busquen que usted resuelva sus obstáculos.

Ø Si observa que cometen un error, no interrumpir ni corregir. En vez de eso, anótese mentalmente y luego regrese y ayude a que aprendan de ese error.

u Después que los alumnos hayan ingresado su primer contacto, reciba retroalimentación de ellos sobre su experiencia. Una vez que usted este satisfecho que ellos entienden las bases para ingresar a un nuevo contacto, ingrese su contacto #5 (pareja casada) para mostrarles como las parejas casadas difieren de los solteros.

Ø Explicar como los Saludos variara de un soltero/a.

Ø Mostrar que pasaría si un contacto tuviera un apellido distinto.

uAlumnos: Ingresan los contactos 2-7 en su lista. Estos son los otros contactos de solteros y parejas casadas.

uLíder: Mientras ellos están agregando sus contactos, agregue sus contactos #2-7 (exceptuando #5 lo cual ya hizo).

4. No donantes & organizaciones

Usted tratara el tema de "donantes" en una sección venidera, pero el principio aquí es que un contacto puede existir en el DonorWise ya sea aunque no entregue ni reciba donativos. Este es un cambio de paradigma para muchos ministerios.

Explicar como las organizaciones difieren de los individuos en términos de información de contactos.

uLíder: Ingrese el contacto #8 (iglesia) para mostrar como se ingresa a una organización.

Explicar como una organización puede tener una Persona de Contacto, pero que este nombre no aparecerá en la información de contactos o dirección postal.

La Persona de Contacto de la organización es tomada en cuenta en la característica Search Names que usted describirá abajo.

La Persona de Contacto de la organización tiene sus inconvenientes: Mientras la organización podría no cambiar en el paso de los años, la persona de contacto probablemente si cambiará; la mayoría de los ministerios no tienen medios para mantener a los contactos de la organización actualizados.

Explicar porque un ministerio querría buscar a los no donantes. Esto podría parecer irrelevante a la gente que procesó los donativos y que no están acostumbrados a compartir su base de datos con personas que no financian.

Explicar como las características de administración de contactos se presentan y la habilidad que tienen para encontrar, no solamente a los donantes, pero también a todas las personas que tienen alguna relación con el ministerio. Estos pueden ser iglesias (o gente o estudiantes) que participaron en eventos, posibles donantes, etc.

uAlumnos: Ingresan el contacto #8 (iglesia).

uAlumnos: Ingresan el contacto #9 (negocio).

uLíder: Ingresa el contacto #9 (negocio).

5. Ministerios/departamentos como contactos

Explicar como los ministerios y departamentos también se ingresan como contactos, por dos razones:

1. Para recibir donativos, cada ministerio o departamento que recibe donativos deber ser un contacto. Una ubicación de un ministerio simple también podría tener contactos separados; por ejemplo, un ministerio de una ciudad universitaria podría tener un centro de responsabilidad esté funcionando y que recibe donativos como también una designación de beca para estudiantes.

2.El Arbol del Ministerio despliega la estructura jerárquica del ministerio (detallado abajo). Por lo tanto, inclusive departamentos o ubicaciones de ministerios que no reciben donativos deberán ser contactos y aparecer en el Arbol del Ministerio.

uIngrese su contacto #10.

uQue los alumnos ingresen su contacto #10.

6. Donantes

Usted estará usando el Donor Bar (la barra de Donante) y el Donation Bar (Barra del donativo) principalmente para explicar estos conceptos.

vNotas para los Alumnos: Que los alumnos consulten la página donde está la barra para Donantes (pagina 11) durante este tema.

Explicar que un donante es cualquier contacto (cualquier persona u organización) que entrega contribuciones al ministerio.

Una vez que un contacto ha dado una donativo al ministerio, no pueden ser borrados (usando Contact | Delete).

Mostrar la barra Donor (Donante y el botón "Make a Donor". Explicar como esto no convierte un contacto en un donante pero más bien 'revela'  las características de la barra Donor, lo cual no es relevante (y por lo tanto esta oculto) para contactos que no son donantes.

Es importante entender esto porque una vez que se presiona "Make a Donor", ya no puede ser 'desactivado lo que ha sido presionado” u ocultado nuevamente. Debido a que no hubo un gran cambio, no importa que las características del Donante sean desplegadas y el contacto no es, de hecho, un donante.

Explique eso

7. Designaciones

vNotas para los Alumnos: Haga que los alumnos consulten la página de designation tab (barra de Designación) (página 14) cuando se trate este tema.

Explicar lo que significa Designación.

Explicar como una designación es un indicador único. Un número  simple de designación es asignado a un centro de responsabilidad, pero un centro de responsabilidad podría tener múltiples designaciones.

Explicar que una designación puede ser una persona (como ser un empleado o una pareja), un departamento, un ministerio, una sucursal de un ministerio, una cuenta conmemorativa, un edificio, etc.

Un contacto deberá configurarse como una designación antes de recibir contribuciones.

Una designación puede ser "deshecha" hasta que reciba una contribución. Una vez que una designación ha recibido una contribución, siempre será una designación.

uLíder: Transforme su contacto #1 a una designación. El es un Empleado (staff member), con una valoración de empleado (staff assessment) y Designation Type (tipo de designación). de empleado (staff). Deje el campo de "Ministry" (Ministerio) sin ser asignado.

Ø Explicar a que se refieren los campos en la casilla New Designation (Nueva Designación):

1. RC (Centro de Responsabilidad)

2. Default Donation GL Acct  (Cuenta de Libro Mayor de donativo por defecto

3. Assessment Scheme (Plan de Valoración)

4. Global Designation Code (Código de Designación Global)

5. Designation Type (Tipo de Designación)

6. Ministry (Ministerio)

uAlumnos: Assignan su contacto #1 del mismo modo.

Ministry Tree (Arbol del Ministerio)

Explicar como el Arbol del Ministerio define la estructura organizacional del ministerio nacional.

Explicar como los departamentos, y ministerios, se extienden y se proyectan, como también los empleados, todos son asignados al árbol.

Mostrar como los contactos que han ingresado aparecen en una parte no asignada del árbol del ministerio.

 

uLíder: Arrastre su Contacto #1 a Metropolis University campus team.

uAlumnos: Arrastren su Contacto #1 a Metropolis University campus team.

uAlumnos: Crear una designación para el Contacto #2 y asignarle a Gotham University.

uAlumnos: Crear una designación para el Contacto #5 y asignarle a Gotham Executive Outreach.

uLíder: Crear una designación para el Contacto #10 y asignarle a ese ministerio al archivo "Other Campus".

uAlumnos: Crear una designación para el Contact #10 y asignarle ese ministerio al archivo  "Other Campus".

8. Encontrando contactos (usando Search y Lookup)

vNotas para los Alumnos: Las notas para los alumnos contienen temas del Mastering DonorWise (Adiestrándose en el DonorWise) tanto como search y lookups.

Explicar como un Search difiere de un Lookup.

Un Search permite que pueda encontrar y seleccionar un contacto usando únicamente los criterios del nombre y dirección de los siguientes 14 campos únicamente:

1. Contact ID (Id del Contacto)

2. First / Middle / Last Name (Nombre/ Segundo Nombre/ apellido)

3. Spouse First / Middle / Last Name (Nombre del conyugue/Segundo Nombre/Apellido)

4. Organization Name (Nombre de la organización)

5. Organization Contact Person (Persona de contacto y la organización)

6. Search Names field (Campo de búsqueda de nombres)

7. Street Address / City / State / Postal Code (Dirección de la residencia/Ciudad/Estado/ Código Postal)

Un search permite igualaciones aproximadas. Por ejemplo si escribió "Art Frazier" pero el contacto era en realidad "Arthur Frazier", usted podría encontrarlo fácilmente. Al aumentar parte de la dirección podría aumentar la similitud aún más.

"Search for a Contact"  (Busque un Contacto) es el mismo proceso como el Duplicado.

Lookup le permite buscar criterios en cientos de campos, incluyendo 140 campos de contactos, al igual que contactos basados en acciones como ser fecha o montos de donativos específicas (entregadas o recibidas), membresía en grupos, presencia en el arbol del ministerio, o inclusive criterios de costumbres.

Un principio importante relacionado con Lookups es que los criterios con frecuencia no son biográficos (por ejemplo, todos los donantes que dieron $500 o más el año pasado) pero los resultados son siempre la lista de contactos.

Current Group impact: (Impacto de Grupo Actual) UnSearch agrega el contacto al Grupo Actual. Un Lookup remplaza al Grupo Actual con los resultados del lookup.

9. Redirigiendo a los donantes & designaciones

vNotas para los Alumnos: Las notas de los alumnos tienen el tema de Mastering DonorWise en una actividad redirigida.

Explicar las razones porque las designaciones son redirigidas:

Designaciones de Empleados

Un empleado se casa con (una mujer soltera redirigida al marido)

El conyugue muere (el conyugue sobreviviente redirigido a un nuevo contact Id (ID de Contacto)

Un empleado soltero/ viudo muere (cuenta redirigida a otro fondo)

Designaciones para Quienes no son empleados

El proyecto/evento se ha completado

La ubicación del Ministerio esta cerrada

El Ministerio es reestructurado

En todos estos casos, la designación cerrada es redirigida a otra designación, típicamente dentro del mismo ministerio

Explicar las razones porque los donantes son redirigidos

El donante se casa con otra donante (mujer soltera redirigida al marido)

Al donante involuntariamente se le da un nuevo Contact ID (e.j., duplicado; nuevo número redirigido a un antiguo)

El donante casado muere (el conyugue sobreviviente es dado un nuevo contact id)

a.Coordinadores que se casan

vNotas para los Alumnos: Los apuntes de los alumnos tienen  el Mastering DonorWise con el tema Cuando los Contactos se Casan.

uLíder: Se casa con el contacto #1 y contacto #2.

Ø Explicar porque una Razón deberá estar escrita para una redirección y como eso aparecerá en los recibos.

Ø Explicar que hacen los Merge Gifts (Fusión de donativos Específicas). (Esta característica no funcionará en este caso porque ningun donativo específico ha sido ingresado para esos dos contactos.)

uAlumnos: Casen al contacto #1 y al contacto #2.

b. Donantes casados

Este es un proceso simple: Redirigir el ID de donante al del marido, y agregar su nombre a su contacto.

uLíder: Case al contacto #3 y contacto #4.

uAlumnos: Casen al contacto #3 y contacto #4.

b.Cuando los empleados se mueren

vNotas para los alumnos: Los apuntes de los alumnos tienen el tema en Mastering DonorWise Cuando los Contactos mueren.

Al tickear la casilla Deceased (fallecido) en la barra de Personal Info marca todo el contacto (esposo y esposa) como fallecidos. Cuando únicamente un conyugue muere, use más bien Contact | Manage Deceased Spouse.

Familiarícese con el proceso. El proceso es el mismo para los coordinadores y para los donantes, excepto que los empleados tienen una complejidad adicional. Existen varias cosas que DonorWise hace automáticamente cuando un empleado muere.

Su ministerio deberá tener una política de que manera las designaciones de los coordinadores son redirigidas cuando un empleado muere. Cuando un empleado soltero o un conyugue de un empleado sobreviviente muere, sus designaciones son redirigidas a un fondo especial.

Complejidad: Cuando un conyugue sobreviviente muere y los empleados estaban registrados como empleados solteros, la designación de la esposa soltera deberá ser redirigida al fondo especial antes de la designación del esposo y/o del conyugue sobreviviente. Esto es porque una designación inactiva no puede ser dirigida a una designación inactiva.

uLíder: Marque contacto #2 como fallecido (usando Manage Deceased Spouse).

 

 

uAlumnos: Marquen el contacto #2 como fallecido  (usando Manage Deceased Spouse).

d. Cuando los donantes mueren

Explicar esto pero no lo hará con sus contactos, ya que necesita sus contactos para los donativos!

10.Parentesco de donantes

vNotas para los Alumnos: Los apuntes de los estudiantes tienen  en el Mastering DonorWise el tema Contactos de Parenstesco.

Explicar una relación del parentesco del donante.

uLíder: Crear la relación del parentesco del donante entre el contacto #9 y el contacto #6. El Contacto #6 será el principal contacto.

uAlumnos: Crear una relación de parentesco entre contacto #9 y contacto #6. El Contacto #6 será el contacto principal.

 

11.Administrando Grupos

vNotas para los Alumnos: Los apuntes del alumno tiene los temas en el Mastering DonorWise temas en Saved Groups (Grupos Guardados) y Creating a Saved Group) Creando un Grupo Guardado.

Explicar como los Grupos Guardados permiten que los ministerios creen grupos de contactos similares para cualquier propósito. Esto es una gran solución para campos de "user defined" que podrían haber existido en un sistema anterior.

Explicar la diferencia entre un Grupo Guardado (Saved Group) y un Grupo Actual (Current Group).

uLíder: Crear un Saved Group  (Grupo Guardado) del juego de sus contactos. (Recuerde, los contactos #1-2  #3-4 están casados, y #2 está fallecido.)

uAlumnos: Crean un Grupo Guardado en su juego de contactos. (Recuerden, contactos #1-2 y #3-4 están casados, y #2 está fallecido.)

 

Procesando donativos

Debido a que el proceso de donativo es más linear que el proceso de administración de contactos, se enseña segmento por segmento en vez de campo por campo o acción por acción. También se espera que muchos de sus aprendices ya debieran estar familiarizados con el proceso.

Debido a que algunos alumnos son expertos en el proceso de donativo, una buena forma de enseñar el proceso de donativo es tener a los alumnos conocedores del tema que"enseñen" haciéndoles preguntas sobre el proceso.

vNotas para los Alumnos: Los apuntes de los alumnos tienen en el Mastering DonorWise los temas para crear registro de donativo y como ingresar a los donativos.

1. Registro de donativo

Explicar como los donativos son colocadas por registro, y cuales son los buenos grupos para juntar en los registro de  donativos(tipo de pago, depósito, fecha, etc.).

Enfatizar que uno de los grupos más valiosos para el procesamiento por registro son los depósitos de bancos, porque agilizarán la conciliación.

uLíder: Crear un registro de donativo.

Ø Explicar que el tipo de pago y el total del registro deberán ser identificados antes del ingreso de donativos.

uAlumnos: Crear un registro de donativo.

2. Ingresando a los donativos

Explicar la diferencia entre un "donativo" y una "ofrenda". Una donativo (donation) es el monto que el donante contribuyo, mientras la "ofrenda" (donativo especifica) es la distribución individual para las designaciones

 

A medida que recorra una muestra de donativo, recuerde mencionar los atajos que aparecen en la pantalla de donativo: F3 para la búsqueda de un contacto o F6 para agregar un nuevo contacto. De forma similar, puede empezar a escribir un nombre en la casilla donor/designation y luego presionar F3 y buscará ese nombre específicamente.

Nótese que medida que escribe un nombre de designación, todas las designaciones aparecen en el menú desplegable automático. Esto no ocurre cuando se ingresa donantes. Esto es porque la lista de designaciones es relativamente pequeña comparada a la lista de donantes.

Muestre como el monto actual "current" del registro continua aumentando a medida que ingresa donativos (y compara al total).

Cuando el registro es guardado y Marcado Completo (Complete), le preguntan si usted quiere visualizar el informe del registro. En ese momento puede decir no, pero tendrá que imprimirlo después del siguiente paso.

uAlumnos: Ingresen los donativos en su hoja de datos. (Líder, mientras ellos hacen lo suyo, ingrese al suyo también.)

3. Importando donativos (importes de bancos)

Explicar como funciona el proceso de importe, usando la muestra del importe de banco. Podría no ser factible o necesario recorrer con ellos este proceso, y los archivos no existen para ellos.

4. Aprobando registro

5. Colocando Registro

6. Resolviendo registro no confirmados/ errores de registro

7. Historial de donativos

8. Revirtiendo/ Corrigiendo

uLíder: Usted recibió una carta del contacto #6 que su donativo específica (gift) fue abonada al empleado equivocado. En vez de ser para la designación #35449, tenía que ser para #35450.

Ø Explicar el proceso para encontrar el registro /donativo y corregirlo.

uAlumnos: Ustedes recibieron una carta del contacto #6 y su donativo específica (gift) fue abonada al empleado equivocado. En vez de ser para la designación  #35449, tenía que ser para #35450.




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