Kontakte importieren

Der schnellste Weg, eine existierende Liste von Kontakten in Ihre TntMPD Datenbank zu bringen, ist es, diese zu importieren. Viele neue TntMPD Anwender haben bereits eine existierende Datenbank entweder in Excel, Access, oder sogar in Word. Oder vielleicht haben Sie einen Kontaktmanager wie Outlook, Palm Desktop, ACT!, usw. Kontakte zu importieren ist schneller als diese Liste per Hand eingeben.

Namen und Adressen aus dem Internet herunter laden

Der schnellste und leichteste Weg, Namen und Adressen in Ihre Datenbank hinein zu geben, ist es, diese aus der Zentrale Ihrer Organisation herunter zu laden. Nachdem Sie dies tun, werden Sie nur noch Folgendes machen müssen:

•Die Richtigkeit der Namen und Adressen überprüfen (Ihre Anreden oder Briefanreden werden eventuell nicht so formell sein, wie die Art, wie Ihre Organisation sie schreibt.)

•Bei jedem Kontakt die zugehörige TntMPD Information eintragen (wie z.B. MPE Phase, Spendenzusagenhöhe und Spendenzusagenhäufigkeit, usw.)

Kontakte aus Outlook importieren

Wenn Sie viel Information in Outlook haben, bietet die Funktion von Importieren aus Outlook eine relativ schnelle Möglichkeit, diese Information in TntMPD hineinzubringen. Der Nachteil ist, dass TntMPD Ihre gesamte Kontaktliste in Outlook mit TntMPD vergleichen wird. Vor dem Importieren können Sie nicht auswählen welche Kontakte Sie importieren wollen. Also wenn Sie viele Kontakte in Outlook haben, die Sie nicht in TntMPD haben wollen, werden Sie etliche Male "Kein Treffer" anklicken müssen. (Sie werden auch auf "Ja" für jeden Treffer klicken müssen.)

Kontakte aus Text importieren

Unabhängig davon, welche Software Sie gegenwärtig für Ihre Kontaktliste benutzten (Word, Excel, Access, Palm Desktop, usw.) können Sie diese Information in eine Trennzeichen-Getrennte Format Datei (.csv) speichern, die wiederum in TntMPD importiert werden kann.

Auch wenn Sie die Möglichkeit haben, per Internet Ihre Spendeninformation von Ihrer Organisation zu bekommen, könnten Sie unter Umständen davon profitieren, Ihre Kontakte auf diese Weise zu importieren, da Sie dann bestimmen können, sowohl wie die Namen und Adressen angezeigt werden, wie auch welche zusätzliche Information importiert werden woll, die Ihre Organisation nicht speichert (wie z.B. Spendenzusagenhöhe und Häufigkeit, Empfohlen von, Geburtstage, und vieles mehr).

Dann, wenn Sie im Internet mit Ihrer Organisation verbunden sind, wird TntMPD versuchen, Kontakte, die zu Download bereit sind, mit existierenden Kontakten abzugleichen.

Kontakte zu importieren ist nicht leicht und sollte nur von denjenigen durchgeführt werden, die sich mit Excel einigermaßen wohl fühlen. Sie werden auch einige Versuche starten müssen, um die Daten in eine Form zu bringen, die richtig ist. Diese Hilfsdatei ist keine Schritt-für-Schritt Erklärung, wie man Kontakte aus einer Datei importiert, sondern gibt lediglich einen Überblick der grundlegenden Konzepte.

Unabhängig davon, wo Ihre existierende Kontakte sind, wird es am leichtesten sein, wenn Sie diese in eine Exceldatei umwandeln. Wenn Sie mit der Umwandlung sind, speichern Sie die Excel Datei als .csv (Trennzeichen-getrennt).  (Sie können Outlook Kontakte, aber auch Word oder Access Dateien in einem .csv Format speichern.)

Der erste Schritt zum Importieren von Kontakten ist es, die Form zu prüfen. Zum Beispiel, viele Missionaren könnten eine Liste haben, die so aussieht:

TntMPD, aber, möchte diesen Kontakt in der folgenden Form haben:

Hinweis: TntMPD hat einige besondere Datenbankpflege Funktionen, wie Anreden teilen und Vornamen teilen, die Abhilfe schaffen.

Sie profitieren am meisten von einem solchen Importieren von Kontakten, wenn Sie existierende Daten haben, die nicht von Ihrer Organisation zur Verfügung gestellt wird, z.B. Kinder, Geburts- und Hochzeitstage, zusätzliche Telefonnummer und/oder Emailadressen, Gemeindezugehörigkeit, Namen von "empfohlen von" usw.

Bei den meisten Feldern können Sie Information bei einigen einzelnen Kontakten eintragen. Zum Beispiel, wissen Sie die Gemeindezugehörigkeit von nur einigen Kontakten.

Bei einigen Feldern, aber, muss ein Wert für jeden Kontakt stehen, wenn Sie dieses Feld importieren wollen. Wenn Sie, zum Beispiel, das Feld MPE Phase importieren wollen, muss bei jedem Kontakt eine MPE Phase stehen, sonst funktioniert es nicht. Das ist der Fall bei zumindest den folgenden Feldern:

•MPE Phase (numerischer Wert) (und wenn Sie MPE Phase importieren, müssen Sie auch Spendenzusagenhöhe UND Spendenzusagenhäufigkeit importieren)

•Spendenzusagenhöhe

•Spendenzusagenhäufigkeit

•Spendenzusage erhalten

•Rundbrief schicken (WAHR oder FALSCH)

•Zeitschrift (WAHR oder FALSCH)

•Direkte Spende (WAHR oder FALSCH)

Wenn Sie soweit sind, um zu importieren, gehen Sie zu Datei | importieren | Kontakte importieren. Sie werden nun die Felder in Ihrer Datei den Feldern in TntMPD zuordnen (Sie müssen also die Spaltentitel in Ihrer Datei nicht ändern bevor Sie importieren.)